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电子公文的处理流程

根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》,本办法制定了对电子公文的归档管理规定。为加强对电子公文的管理,维护其真实性、完整性、安全性和可识别性,电子公文的处理流程要遵循以下规定:

1. 电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作,并将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。

2. 机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。

3. 副省级以上档案行政管理部门负责对电子公文的归档管理工作进行监督和指导。电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性在移交前由形成部门负责,移交后由档案部门负责。

4. 电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档,并划定保管期限。

5. 电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。

6. 具有永久和长期保存价值的电子公文,需要制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档,并进行互联。

7. 需要永久和长期保存的电子公文,在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。

8. 归档的电子公文应与收发登记表、机读目录、软件和其他说明一同归档保存。

9. 电子公文的归档应在全国政府系统办公业务资源网电子邮件系统平台上进行,各形成单位档案部门应配置足够容量和处理能力的系统设备。

10. 归档电子公文应存储在符合保管要求的脱机载体上,并进行分类、整理,并拷贝至耐久性好的载体上,一式3套,其中一套封存保管,一套异地保管,一套提供利用。

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