1、我们可以利用Microsoft Word中的“录制宏”功能进行文字排版。首先，打开Word并新建一个文件。然后，点击“工具”菜单栏，选择“宏”，在二级菜单中选择“录制新宏”。
2、在弹出的“录制宏”对话框中，为宏取个名称并点击“确定”。此时会出现一个悬浮的“停止录”工具，表示宏录制已经开始。
3、接下来，打开“编辑”菜单栏，选择“替换”，弹出“查找和替换”对话框。
4、在“查找内容”栏内点击一下鼠标，然后点击“高级”，再选择两次“人工分行符”。在“替换为”栏内选择“特殊字符”的“段落标志”，然后点击“全部替换”，最后点击“确定”。这一步骤的目的是保留段落标志并清除段内的人工分行符。
5、在“查找内容”栏内再次点击一下鼠标，然后点击“高级”，选择一次“人工分行符”。在“替换为”栏内删除所有内容，不输入任何内容，然后点击“全部替换”，最后点击“确定”。这一步骤的目的是清除段内的人工分行符。
6、关闭“替换”对话框，在“编辑”菜单栏中选择“全选”，再选择“格式”中的“段落”选项。打开“段落”对话框，在“缩进和间距”下选择“特殊格式”中的“首行缩进”，设置缩进为两个字符。在“字体”中选择“宋体”，在“字号”中选择“小四号字”。这一步骤的目的是设置字体、字号和进行排版。
7、在悬浮的“停止录”工具条上点击“停止”按钮，完成宏录制的工作。
接下来，我们需要制作一个自定义快捷按钮来调用宏：
1、点击“工具”菜单栏，选择“自定义”。打开“自定义”对话框。
2、在“自定义”对话框中，点击“命令”选项。在“类别”栏中找到“宏”，选中它，然后在“命令”栏中选择刚刚录制的宏。
3、按住鼠标左键，将刚刚选择的宏拖放到工具栏上的一个可放置位置，松开左键。这样，我们就在工具栏上添加了一个自定义宏按钮。
4、注意不要关闭“自定义”对话框。在“更改所选内容”上选择“更改按钮图标”，从弹出的图标中选择一个你喜欢的图标。然后选择“默认样式”，最后关闭“自定义”对话框。这样，我们就完成了一个和其他Word工具栏按钮样式相同的自定义按钮。
以后，只需要打开Word，将复制的内容粘贴到Word上，然后点击自定义的宏按钮就能进行排版，并完成文字的整理。
字体和字号的标准一般使用3号仿宋体字。正文一般每面排22行，每行排28个字，并充满版心。文字的颜色一般为黑色。
公文排版的标准格式为A4型纸，幅面尺寸为210mm×297mm。页面的上边距为37mm±1mm，左边距为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。
制版要求包括版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。