1、通知是党政公文下行文中适应性最广、使用频率最高的一个文种，适用于转批下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
2、通知的结构由标题、正文、落款和附件四部分构成。标题有三种形式，可以根据具体情况选择使用发文机关名称+事由+文种，事由+文种或特殊情况下形成的通知。
3、通知的正文包括开头、主体和结尾三部分。开头要简明交待通知的形成缘由和根据，主体部分简要叙述通知的事项，结尾部分明确通知的执行要求。
4、制发各类通知要主题明白显露、文字简明扼要、结构先总后分，使人一目了然。
5、公文纸张规格一般为A4型纸，正文采用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。公文双面印刷，页码套正，左侧装订。标题用2号小标宋体字，落款用彩三号或四号仿宋体字。公文中的数字应使用阿拉伯数码。
6、决议的标题一般由发文机关名称、事由和文种组成，标题下方要写明决议通过的日期和会议名称。正文要有议论，明确决议的具体内容、方针、原则和要求。落款包括成文日期和发文单位，一般彩三号或四号仿宋体字。
7、政府公文的格式要符合公文用纸格式和印制格式的规定，文字要使用规范的汉字和准确的标点符号、字体、字号、数字和计量单位。
8、请假条的格式包括标题、称呼、正文、署名和日期五部分。标题为“请假条”，称呼在第一行顶格写，正文另起一行空两格写请假内容，署名和日期分别放在正文下方。
9、书信的格式包括称呼和正文两部分。称呼在第一行顶格写，正文另起一行空两格，一般先写问候语，再写主要内容。