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电子公文归档管理

1、根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》,制定本办法,目的是加强对电子公文的归档管理,维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性。

2、本办法中的电子公文是指通过国家统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。

3、电子公文的形成单位应指定有关部门或专人负责电子公文的归档工作,将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用等纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。

4、电子文件的质量要求包括对于直接生成的文本文件、表格文件、图形文件,要随同有关的管理控制信息(如签章)固化成PDF文件;对于扫描型电子文件,格式采用TIFF、JPEG、PDF,单份多页文件需存储成PDF格式,扫描模式可采用黑白二值、灰度、彩色三种模式。

5、电子公文归档的具体管理要求包括:归档应在办理完毕后即时进行;具有永久和长期保存价值的电子公文应制成纸质公文与原电子公文一同归档,并建立互联;需要永久和长期保存的电子公文应同时存有相应的符合规范要求的机读目录;归档的电子公文应按照档案分类方案进行分类、整理,并拷贝至耐久性好的载体上;超过保管期限的归档电子公文应按照相关规定进行鉴定和销毁。

总结:通过制定电子公文归档管理暂行办法,可以加强电子公文的归档管理,维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性。同时,对电子文件的质量要求进行规定,确保归档电子公文的质量。各机关和部门应按照相关要求,认真履行电子公文的归档管理责任,保证电子公文的安全和完整性。

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