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电子公文归档管理办法

电子公文归档管理办法共有23条,主要内容包括对电子公文的定义、归档管理责任的划分、归档范围和期限的确定、电子公文的归档步骤和要求等。根据办法的规定,电子公文归档管理的步骤和要求如下:

1.确定归档和不归档范围:将有保存价值的文件材料、帐册、图表以及电子文件等进行分类,确定归档的范围和不归档的范围。

2.分年度:按照电子公文的形成时间,即落款时间分年度进行归档,不跨年、不跨月。特殊情况下进行跨年度归档的文件需要归入会议结束年。

3.建立归档编号:为归档文件建立归档编号,包括全宗号、年度、室编件号、机构问题、保管期限和馆编件号等项目。

4.填写归档章和项目:在归档文件上盖上归档章并填写全宗号、年度、室编件号等项目。

5.制作机读目录:对于需要永久和长期保存的电子公文,要在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。

6.归档保存:将电子公文归档存储到符合保管要求的脱机载体上,并制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档,确保归档电子公文的真实性和安全性。

7.分类整理:按照本单位档案分类方案对归档电子公文进行分类和整理。

8.装订:按照“件”对归档文件进行装订,一般以每份文件为一件,关联性强的文件可作为一件进行装订。

9.归档移交:归档电子公文可以通过存储载体传递或通过电子公文传输系统进行移交。

10.安全管理:档案部门应加强对归档电子公文的管理,并采取安全保密措施,确保利用有密级要求的电子公文的安全性。

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